Pensi che la maggior parte del tuo tempo lavorativo in questo periodo sia occupata da meeting online?

Quando sono mirate, pianificate e ben gestite, le riunioni possono essere uno strumento potente, ma troppo spesso vengono viste come non necessarie. Allora perché spesso ci ritroviamo in riunioni poco produttive?

Ecco alcuni consigli per migliorare la cultura delle riunioni all’interno della tua organizzazione.

Consigli Pre-meeting

Poniti questa rapida serie di domande per valutare se il meeting è necessario:

• Il mio incontro ha uno scopo / obiettivo chiaro?

• La collaborazione e la discussione aperta sono essenziali per raggiungere i miei obiettivi?

Se hai risposto di sì, una riunione è probabilmente il formato migliore per il tuo scopo; in caso contrario, valuta se dovresti utilizzare la posta elettronica, la messaggistica istantanea o una telefonata veloce.

Taglia l’elenco dei partecipanti

Tutte le persone coinvolte nel meeting un ruolo attivo nel raggiungimento dell’obiettivo della tua riunione? Se lo scopo è la collaborazione, prova a ridurre a cinque – sette partecipanti, altrimenti ti ritroverai con molte persone in chiamata ma solo pochi contribuiranno.

Crea e fai circolare un’agenda

Gli ordini del giorno aiutano a mantenere la conversazione in carreggiata e rendono le riunioni più produttive. Prepara la tua agenda in anticipo e inviala a tutti i partecipanti per consentire loro di formulare i loro pensieri e di aggiornarsi rapidamente sull’argomento in questione.

Rispetta il tempo delle persone

Cerca di limitare le riunioni a meno di 45 minuti ed evita di pianificare riunioni consecutive per dare alle persone il tempo di riprendersi. Se hai bisogno di più tempo, considera le pause brevi in ​​modo che le persone possano rilassarsi e ricaricarsi.

Entra in “modalità meeting”

Prepara uno sfondo neutro che non distragga e che valorizzi il tuo volto.

Consigli durante il meeting

Inizia in modo informale

Trascorrere del tempo per stabilire una connessione personale di solito si traduce in un incontro più efficace. Imposta il tono giusto chiedendo come stanno le persone prima di metterti al lavoro.

Sii un facilitatore attivo

Dai alle persone un motivo per accendere la videocamera facilitando una conversazione attiva in cui tutti abbiano la possibilità di parlare. Fai in modo che le persone della tua azienda abbiano gli strumenti adatti per mostrarsi in video, in alta qualità e senza frizioni. Incoraggia la partecipazione chiamando le persone per nome. Cambia frequentemente le visualizzazioni, passa dalla condivisione dello schermo alla visualizzazione della galleria può aiutare a mantenere l’attenzione dei partecipanti.

Sii un partecipante impegnato

Evita il multitasking in modo da essere il più coinvolto possibile. Mostra ai relatori che stai ascoltando utilizzando le reazioni alla riunione. Se non vuoi interrompere, condividi i commenti nella chat in riunione.

Attieniti all’agenda

Quando la conversazione inizia a vagare, impegnati nella comunicazione procedurale per concentrarti nuovamente sull’obiettivo in questione.

Concentrati sull’inclusività

Sii consapevole di chi sta parlando e di chi si sta parlando e sforzati di coinvolgere tutte le voci allo stesso modo.

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Post-meeting follow-up

Invia highlights

Sfrutta le registrazioni delle riunioni e prendi appunti, in modo da poter inviare i momenti salienti a tutte le parti interessate. In questo modo, tutti possono rimanere informati senza passare l’intera giornata in riunioni.

Fornisci ulteriori opportunità per contribuire

Quando invii le note o le registrazioni, chiedi feedback o contributi aggiuntivi. Questo crea un ambiente più inclusivo per coloro che non si sentono a proprio agio a parlare durante la riunione o per coloro che non erano presenti.

Valuta e annulla riunioni non necessarie

Valuta le riunioni, in particolare le riunioni permanenti, dopo ogni evento per assicurarti che stiano ancora servendo lo scopo previsto. In caso contrario, rendili più brevi, meno frequenti o cancellale del tutto.